Huisartsenorganisatie West-Friesland over het belang van een goede onboarding

Huisartsenorganisatie West-Friesland 

Marije Zijlmans, medewerker HR en Recruitment 

Bij HWF hebben de huisartsenposten te maken met veel onregelmatige diensten, zoals diensten in de avonden, weekenden of tijdens feestdagen. Om alle diensten te vullen, moeten zo nu en dan zzp’ers ingezet worden voor gaten in het rooster. Net als bij veel andere organisaties is het voor HWF essentieel om aandacht te besteden aan het behoud van hun personeel.

Marije benadrukt het belang van een goede start voor een nieuwe medewerker. Na de onboarding moeten nieuwe medewerkers onder de indruk zijn en het gevoel hebben dat ze bij de organisatie willen blijven werken. "Het is een investering die de organisatie veel kan opleveren,” aldus Marije.

HWF heeft een onboardingsproces, maar volgens Marije kan dit altijd nóg leuker en origineler. Zeker met het oog op de huidige arbeidsmarkt. Het lastige is om alles zelf te moeten verzinnen. Daarom sloot Marije namens HWF aan bij de leergang Onboarding. Zo kan zij kennis opdoen en sparren met andere deelnemers.

De leergang Onboarding bestaat uit vier bijeenkomsten. De deelnemers worden meegenomen in het proces om hun onboarding te verbeteren. Tijdens de leergang krijgen de deelnemers informatie en inspiratie van een spreker. Daarnaast gaan ze met elkaar in gesprek aan de hand van vragen. Marije vertelt over de fijne afwisseling tussen informatief en interactief. Tijdens het interactieve gedeelte ontstaat er in kleinere groepjes gesprekken. Ze zitten als gelijkgestemden bij elkaar en leren niet alleen met, maar ook van elkaar.

Veel aspecten van de leergang hebben haar geïnspireerd. Tijdens de eerste bijeenkomst stond de ideale onboarding centraal. De deelnemers ontvingen een roadmap met specifieke momenten tijdens het onboardingproces om rekening mee te houden. Dit geeft handvatten om het onboardingsproces in de eigen organisatie scherper te krijgen. Daarnaast vond Marije de best practices interessant. “Elke bijeenkomst spreek je met andere deelnemers tijdens het interactieve gedeelte. Ondanks dat het allemaal verschillende organisaties zijn, kun je er veel inspiratie uithalen.” Niet alleen bestaande ideeën komen aan bod, maar ook veel nieuwe. De deelnemers denken out-of-the-box na over leuke onboardingsactiviteiten. Deze ideeën kan Marije vervolgens passend maken voor HWF.

Op dit moment zit HWF in de ideeënfase. Een opdracht in de leergang is om in gesprek te gaan met de betrokkenen van het onboardingsproces. Wanneer ze bij HWF vertelt over de leergang en de plannen om het proces te verbeteren, klinken enthousiaste reacties. Ook andere collega's weten Marije te vinden om hun ideeën te vertellen. De uitdaging zit voornamelijk in de uitvoering van de plannen. Doordat de onboarding al redelijk verloopt, ligt er geen hoge prioriteit in de verbetering ervan. Mede door het gebrek aan tijd. 

Alle informatie en het opdoen van nieuwe ideeën zorgt voor input om het eigen proces te verbeteren. Ondanks dat er op dit moment weinig tijd voor uitvoering is, worden de plannen goed genoteerd en waar mogelijk uitgewerkt. Uiteindelijk is het streven om het proces te verbeteren én het proces soepel te laten verlopen. Zo moeten de huidige medewerkers weten waar de onboarding aan bijdraagt, maar de onboarding moet vooral een prettige ervaring zijn. 

 De huisarts heeft in de zorg een belangrijke rol: het eerste aanspreekpunt voor de patiënt. Sinds 2015 werkt HWF samen met huisartsen aan goede, toegankelijke zorg in de regio. Alle huisartsenpraktijken in de regio West-Friesland en Wieringermeer zijn bij hen aangesloten. HWF faciliteert huisartsen en werkt met ze samen om actueel en toekomstbestendig te zijn, om goede 24/7 uurs (huisartsen)zorg te leveren. Ze kijken voortdurend hoe ze hierin kunnen ontwikkelen en innoveren.