Veilig mailen met patiënten en zorgverleners

13-11-17
Veilig mailen - SIGRA

Mailt u al veilig? U bent als zorgverlener verantwoordelijk voor het borgen van de privacy van uw cliënten/patiënten. De meest voorkomende vorm van een datalek is het versturen van bijzondere persoonsgegevens via onveilige email. Met ingang van de nieuwe Europese Algemene Verordering Gegevensbescherming wordt nog strenger toegezien op het gebruik van veilige communicatie. Dit gaat zowel om communicatie met de patiënt als communicatie tussen zorgverleners. Zorg er dus voor dat u veilig mailt. Hieronder leest u meer over veilig mailen en hoe u dit doet.

Wat is veilig mailen?

'De labwaarden van een patiënt zijn binnen. U stuurt deze onbeveiligd naar het onveilige e-mailadres van de patiënt. Oeps….'
U bent als zorgverlener verantwoordelijk voor het veilig versturen van (persoons)gegevens. Ook al wil de patiënt of andere zorgverlener gegevens op een onveilig e-mailadres ontvangen dan moet u de patiënt of andere zorgverlener tegen zichzelf beschermen door deze niet onbeveiligd te mailen. Veilig wil zeggen via een besloten en beveiligd netwerk en niet via het openbare internet. We noemen dit secure e-mail.
Er zijn verschillende aanbieders die veilig mailen mogelijk maken. Binnen onze regio is op dit moment gekozen voor het besloten en veilige Zorgmailsysteem van VANAD ENOVATION dat door EZDA/SIGRA voor u is gecontracteerd

Veilig mailen met patiënten met Zorgmail

Als de persoon waar u privacygevoelige informatie naar wilt versturen niet is aangesloten op ZorgMail, wordt het e-mailbericht via de beveiligde ZorgMail Viewer (premium) beschikbaar gesteld, waar de ontvanger deze kan lezen en hierop ook veilig kan antwoorden. De ontvanger ontvangt per e-mail een notificatie van het bericht dat klaar staat op de ZorgMail Viewer, en een toegangscode wanneer het bericht wordt geopend. Als een mobiel nummer bekend is, wordt de toegangscode per SMS verzonden in plaats van per e-mail.

Heeft u al veilige mail, maar weet u nog niet hoe u veilig met patiënten mailt?

Voor de meeste professionals werkzaam in de eerste lijn in de regio Amsterdam geldt dat ze al in het bezit zijn van een secure e-mail account van Zorgmail (dit krijgt u als u een Edifact abonnement heeft via Zorgmail). Hierdoor kunnen zij onderling veilig mailen. Voor alle eerstelijns abonnees is het sinds maart 2017 mogelijk om op ook een veilige manier met patiënten te mailen. Uw Zorgmail is uitgebreid met de Premium variant. Deze moet u alleen nog zelf activeren. Neem contact op met de EZDA helpdesk (010-2881664) voor het activeren van:

  • De premium variant
  • Uw secure e-mailaccount

Heeft u nog geen veilige mail maar wilt u dit wel gebruiken?

Bent u eerstelijns zorgverlener, maar nog niet in bezit van een veilig mailadres dan kunt u via onze aanmeldwizard van zorgmail een abonnement afsluiten. Ga hiervoor naar deze website: https://aanmelden.zorgmail.nl/#/.
Voor grotere organisaties of zorgverleners zijn er verschillende mogelijkheden om veilig te mailen. U kunt bijvoorbeeld uw organisatie direct laten aansluiten op de Safe Relay van Zorgmail, zodat u gebruik kunt blijven maken van uw eigen mailadres. U krijgt na het aansluiten de mogelijkheid om alle functionaliteiten van Zorgmail te gebruiken. Zo kunt u bijvoorbeeld ook veilig naar mailadressen buiten de Zorgmail community mailen, zoals naar patiënten.
Heeft u hierin interesse? Neemt u dan contact op met servicemanagement@ezda.nl.

Koppeling met Outlook

Indien u gebruikt maakt van de hosted mail (eindigend op Ringamsterdam.nl of Zorgmail.nl ) dan kunt u uw zorgmail secure e-mail koppelen aan uw bestaande e-mailprogramma, zoals Outlook. Uw e-mail wordt dan in outlook zichtbaar gemaakt. U hoeft dan niet iedere keer naar de webpagina van Zorgmail om uw mail op te halen. Indien u gebruik maakt van het programma Outlook verschijnt er  een ‘veilig verzenden knop’ in de layout. Door op de ‘veilige verzenden knop’ te drukken wordt de mail op een veilige manier naar de ontvanger verstuurd. Daarnaast heeft u  de mogelijkheid om in het ZorgMail adresboek e-mailadressen op te zoeken van ZorgMail deelnemers en de domeinnamen van aangesloten organisaties.  Dit adressenboek kunt u inladen in uw e-mail programma wanneer u gebruikt maakt van outlook.

Voor de eerstelijn koppeling met outlook en adressenboek zie onderstaande link: http://zorgmail.nl/wp-content/uploads/Release-Outlook-Add-in-1e-lijn.zip

Indien u gebruikt maakt van de Safe Relay van Zorgmail dan kunt u gebruik blijven maken van uw huidige domeinnaam. Ook dan is er in Outlook een Veilig verzenden knop beschikbaar, welke gebruikt dient te worden bij het versturen van een e-mail met privacygevoelige inhoud binnen of buiten de community. Kijk voor de uitleg hiervan op:
http://zorgmail.nl/wp-content/uploads/Handleiding-ZorgMail-Hosted-Mail-Premium-Outlook.pdf
http://zorgmail.nl/wp-content/uploads/Handleiding-ZorgMail-Safe-Relay-vanuit-Outlook-Veiligverzendenknop-06-co....pdf

Heeft u vragen naar aanleiding van bovenstaande informatie, neem dan contact op met servicemanagement@ezda.nl